Zbieraj zgody, zgarniaj rezerwacje

Nawet najlepsza baza i najbardziej pomysłowy marketing na nic się nie zda, jeśli nie zbierasz zgód marketingowych. Pozyskiwanie ich od nowych gości powinno być jak wydawanie klucza lub karty do pokoju - obowiązkiem. Teraz możesz to robić automatycznie, dzięki nowej funkcjonalności w Profitroom CRM.

Każdy Twój "aktualny" gość to potencjalnie także "kolejny". Dlatego warto, byś robił wszystko, by dana osoba wróciła do Twojego obiektu, czyli nie przerywała swojej ścieżki podróży. Z tym ważnym zadaniem wiąże się pozyskiwanie zgód marketingowych, dzięki którym swobodnie i zgodnie z prawem możesz dalej komunikować się z gościem i zapraszać go do siebie.

Temat RODO już jakiś czas temu zszedł z pierwszych stron gazet, ale jego założenia nadal Cię obowiązują. Twoja baza adresów e-mail powinna więc zawierać informacje odnośnie zgód marketingowych, jakie wyrazili Twoi goście, i być bezpiecznie przechowywana.

Bezpieczna baza

Najważniejszym i podstawowym założeniem odpowiedniego przechowywania danych gości jest posiadanie bezpiecznej bazy. Najpierw powinien do niej trafić każdy adres e-mail, obojętnie czy dotarł do Ciebie poprzez formularz na stronie interntowej czy pocztą elektroniczną. A następnie wszystkie dane powinny być bezpiecznie przechowywane. Taką bazę zapewnia Ci Profitroom CRM.

Pamiętaj, że niedochowanie należytej staranności przy zabezpieczeniu danych gości może stanowić powód do nałożenia kary. Nietrudno o to, gdy każdy ma dostęp do danych. Bezpieczna baza oznacza także, że tylko osoby odpowiedzialne za kontakt z gościem mogą mieć dostęp do jego danych, a w komunikację marketingową powinny być zaangażowane jedynie wyznaczone do tego osoby.

Wykorzystanie zgodne z przeznaczeniem

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się zastanawiać, czy i jakiego rodzaju komunikację możesz wysłać do gościa - bo brakowało Ci informacji odnośnie zgód, jakie zebrałeś - to wiesz, jak ważne i cenne jest narzędzie, które ułatwia do zadanie.

Każdy Twój kontakt powinien być odpowiednio opisany, zawierać informacje odnośnie rodzaju zgód marketingowych oraz tego, jakie zgody wyraziła dana osoba. Każdy kontakt powinien mieć też zapisane daty, do kiedy taką komunikację możesz wysyłać. Tego wszystkiego wymaga od Ciebie RODO.

Tu również z pomocą przychodzi Profitroom CRM, który automatycznie dokonuje segmentacji gości, trzyma daty odnośnie odpowiedniej komunikacji i umożliwia wysyłanie mailingów jedynie do gości, którzy wyrazili na to zgodę.

Automatyczne zbieranie zgód

W Profitroom CRM w sekcji "Komunikacja" > "Wiadomości automatyczne" znajdziesz "Automat rezerwacyjny" pozwalający na włączenie opcji pozyskiwania zgód marketingowych po rezerwacji. Jego włączenie spowoduje, że każdy z gości rezerwujących pobyt poprzez OTA oraz stronę internetową otrzyma po rezerwacji maila z podziękowaniem oraz informację o "pakiecie powitalnym", którym mogą być np.:

• • kieliszek lub butelka wina,

• • czekoladki,

• • bezpłatny parking,

• • rabat na kolejną rezerwację (pobyt), rabat na usługi SPA czy do restauracji,

• • dowolna kombinacja powyższych opcji

Taki pakiet gość będzie mógł odebrać, jeśli kliknie w przycisk “Odbierz prezent od hotelu”. Zostanie wówczas przekierowany na stronę hotelu i zobaczy okienko w odpowiedniej wersji językowej, pozwalające na odebranie pakietu po podaniu adresu e-mail i wyrażeniu zgody na komunikację marketingową.

W momencie, gdy gość wyrazi zgodę, do kontaktu w CRM zostanie automatycznie dopisany nowy e-mail wraz ze zgodą marketingową. Kontakt jest oznaczony tagiem “pozyskiwanie zgód marketingowych”, po którym możesz przefiltrować kontakty i utworzyć segment.

Dalsze kroki zależą od Ciebie i Twojej kreatywności odnośnie komunikacji, jaką chcesz kierować do danego segmentu gości.

Przygotowanie pracowników

Żeby jednak wszystko działało, musisz przygotować swoją recepcję do obsłużenia rezerwacji zawierających “pakiet powitalny”. Po pierwsze, poinformuj swoją recepcję/osoby obsługujące gości przy check-in, że masz uruchomioną funkcję pozyskiwania zgód oraz że goście mogą pytać o “pakiet powitalny”, jaki otrzymali w mailu od hotelu. Po drugie, miej przygotowane bonusy na recepcji w wystarczającej ilości do obsługi bieżących rezerwacji.

Recepcja może sprawdzić, czy gość powinien dostać pakiet, wyszukując go w zakładce “Kontakty” w Profitroom CRM. Możesz więc z łatwością zweryfikować, czy i jaki pakiet został przypisany danemu gościowi.

Poinformuj również osoby odpowiedzialne za mailing w Twoim hotelu o nowych segmentach oraz o nowych tagach, które zobaczą na liście w Profitroom CRM. I działaj!