Importowanie danych kontaktowych do Profitroom CRM

Profitroom CRM to miejsce, w którym powinna być umieszczona baza Twoich klientów, którzy byli gośćmi Twojego hotelu i z którymi chciałbyś utrzymywać relacje. Poprzez umieszczenie ich w CRM-ie oprócz zebrania w jednym miejscu wszystkich informacji na temat klienta (m.in. numer telefonu, adres e-mail, dane adresowe) widzisz całą historię kontaktu z nim.

Kontakty do systemu możesz dodać na dwa sposoby - dodając pojedyncze osoby (poprzez formularz dodawania kontaktu) lub importując gotowe bazy danych w formacie CSV. W tym artykule dowiesz się, jak możesz dodawać lub aktualizować kontakty osób poprzez import pliku w formacie CSV.

Jakie dane można zaimportować do Profitroom CRM?

Możemy zaimportować dane osobowe, np. listy kontaktów wyeksportowane z PMS lub dane z Social Wifi. Dane, które możemy zaimportować to:

• imię
• nazwisko
• e-mail
• zgoda marketingowa
• numer telefonu
• język
• ulica i numer domu/mieszkania
• kod pocztowy
• miasto
• województwo
• kraj
• dodatkowe informacje - można wpisać dodatkowe informacje o kontakcie

Jak prawidłowo przygotować plik csv do importu w CRM?

Poniżej przedstawiam krótką instrukcję, jak prawidłowo przygotować plik do importu danych w CRM.

1. Wyeksportuj dane kontaktowe z PMS’a i zapisz je w formacie csv. Pamiętaj, żeby wybrać kodowanie UTF-8!
2. Sprawdź, czy każdy zapisany rekord z danymi ma e-mail lub telefon oraz język, w jakim powinna być prowadzona korespondencja z gościem. Pamiętaj, rekordy bez e-maila lub telefonu oraz zgody marketingowej nie zostaną zaimportowane do systemu!
3. Sprawdź, czy e-mail ma informację o zgodzie marketingowej. Kolumna zgoda marketingowa powinna mieć jedną z takich wartości:
   • TAK lub tak
   • 1
   • TRUE lub true
   • YES lub yes
   • jakakolwiek inna wartość lub jej brak oznacza, że nie ma zgody marketingowej i kontakt nie zostanie zaimportowany 

4. Sprawdź, czy plik ma kolumnę język wg standardu ISO 639-1. Jeżeli w pliku nie będzie kolumny język albo innej kolumny, z której można przypisać język plik nie zostanie zaimportowany.
5. Sprawdź w jaki sposób zapisane są dane, np. czy imię i nazwisko ma pierwszą wielką literę.
6. Wartości w kolumnie “kraj” muszą być zgodne ze standardem ISO 3166-1 alfa-2, np. dla Polaka w kolumnie “język” powinna być wartość PL i w kolumnie “kraj" PL.

Przykłady pliku z kolumnami i wartościami, jakie można zaimportować do CRM:

Minimalna liczba danych w pliku:

 Maksymalna liczba danych w pliku:

Importowanie pliku w CRM krok po kroku.

Aby zaimportować plik, należy wejść do zakładki “Kontakty” i kliknąć “Importuj kontakty”.

Po kliknięciu otworzy się wizard importu, w którym wybieramy typ kontaktu Osoby* plik do importu oraz separator pliku, czyli sposób rozdzielenia kolumn w plikach csv. Najczęściej może być niż przecinek lub średnik.

Po wyborze prawidłowego separatora, klikamy Przypisz dane i przechodzimy do kolejnego kroku, gdzie widzimy rozdzielone kolumny z pliku wraz z wartościami. W tym widoku możemy w prosty sposób przypisać wartości z importowanego pliku do dostępnych pól, jakie są dostępne w systemie.

Po przypisaniu odpowiednich pól, następuje import pliku. Przechodzimy do kroku podsumowania, z którego możemy otworzyć listę kontaktów lub historię importów.

W raporcie Historia importu kontaktów pojawi się informacja o postępie importu, a po jego zakończeniu podsumowanie ile kontaktów zostało zaimportowanych oraz ile z nich było błędnych. Kliknięcie na wierszu importu zawierającego błędy, wyświetla szczegółowe informacje na ich temat.

Po prawidłowym zaimportowaniu, w zakładce Kontakty pojawią się nowo dodane oraz zaktualizowane kontakty.

Po wejściu w szczegóły zaimportowanego kontaktu zobaczymy zaimportowane dane np. e-mail, telefon lub adres korespondencji.

*Obecnie umożliwiamy import kontaktów indywidualnych. W przyszłości planujemy rozszerzenie o kontakty firm i organizacji.