Channel manager bez tajemnic

Jesteś nowy w biznesie hotelowym i nie wiesz, co jest czym w obszarze technologii? Nie wiesz, czy channel manager to narzędzie dla Ciebie i co możesz dzięki niemu zyskać, nie mówiąc już o wyborze odpowiedniego dla siebie produktu? Jeśli tak, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie!

Na pewno pamiętasz czasy, kiedy recepcje hotelowe wyposażone były w zeszyty z tabelkami, w których zapisywano rezerwacje. Być może jeszcze sam korzystasz w pracy z takiego zeszytu? System ten jest prosty i działa w miarę niezawodnie, ale pod warunkiem posiadania jednego źródła rezerwacji.

Co jednak wtedy, gdy goście jednocześnie dzwonią, piszą maile, zakładają rezerwacje poprzez stronę i do tego dostajesz mnóstwo rezerwacji z OTA (ang. Online Travel Agencies, np. Booking.com, Expedia czy HRS)? Jak się w tym wszystkim połapać? Jak dobrać dostępność dla każdego z tych kanałów sprzedaży? Jak uniknąć overbookingu?

Czym jest channel manager

Każde źródło rezerwacji to Twój kanał sprzedaży. Kanały mogą być bezpośrednie, np. telefon do hotelu czy strona internetowa obiektu. Możesz też wykorzystać opcje takie jak OTA (Booking.com, Expedia, itd), GDS (Global Distribution Systems), czy wholesalers. Więcej o nich dowiesz się z sekcji poniżej.

Channel manager służy do tego, by na każdym z kanałów określić ceny oraz dostępność pokoi/apartamentów oraz by automatycznie zmniejszać liczbę dostępnych pokoi po założonej rezerwacji.

Każda wpływająca rezerwacja automatycznie zmniejsza liczbę pokoi na wszystkich pozostałych kanałach, oszczędzając czas, jaki musiałbyś spędzić logując się do każdego kanału i ręcznie modyfikując te dane.

Bez niego, za każdym razem, gdy gość założy rezerwację przez stronę internetową, musiałbyś się logować do wszystkich swoich kanałów OTA i nanosić na nie zmiany. Channel manager może to zrobić za Ciebie automatycznie.

Dzięki temu masz też pewność, że goście nie zarezerwują dwa razy tego samego pokoju w tym samym czasie oraz, że nie będziesz mieć więcej rezerwacji niż Twoja dostępność.

Dodatkowo, channel manager pozwala na pełne zarządzanie cenami Twoich pokoi. Możesz ustawić cenniki dla różnych opcji. Na przykład:

• ceny per kanał sprzedaży,
• ceny pokoi ze śniadaniem i bez,
• ceny pokoi z dostawką i bez.

Dobry channel manager pozwoli Ci także automatycznie zmieniać ceny w zależności od sezonu.

Dzięki temu, że channel manager zintegruje się z silnikiem rezerwacji na Twojej stronie internetowej, będzie go traktował jako jeden z kanałów sprzedaży.

W takim przypadku, wszystkie rezerwacje przychodzące z Twojej strony będą automatycznie zmniejszać dostępność na pozostałych kanałach. Tak samo stanie się przy integracji z jakimkolwiek innym kanałem - rezerwacja założona na jednym z nich zmniejszy dostępność na innych.

OTA, GDS czy hurtownicy?

To jest pytanie, na które powinna odpowiedzieć strategia sprzedaży, jaką przyjmiesz. Strategia direct booking nie jest rozwiązaniem dla każdego i nie każdemu obiektowi opłaca się stawianie tylko na sprzedaż bezpośrednią. Sprzedaż poprzez wiele OTA maksymalizuje Twoją widoczność i zdecydowanie zwiększa prawdopodobieństwo rezerwacji.

Jest to dobre rozwiązanie w momencie, gdy nie chcesz reklamować swojego obiektu samodzielnie, a działania marketingowe nie są Twoją mocną stroną (chyba że chcesz to zlecić agencji).

Takie podejście może się sprawdzić w przypadku posiadania kilku apartamentów lub niewielkiej liczby pokoi hotelowych, i gdy oferujesz tylko opcje B&B lub pobyt bez wyżywienia. Innymi słowy, gdy nie sprzedajesz zróżnicowanych pakietów pobytowych i dodatkowych usług.

To o czym musisz pamiętać, to fakt że prowizja od rezerwacji poprzez OTA może sięgać 20% wartości rezerwacji. OTA dają Ci także mniejsze możliwości różnicowania rodzajów pobytu, czyli sprzedaży opcji innych niż standardowe (nocleg oraz B&B).

Musisz też rozpoznać, które OTA będą odpowiednie dla Twojego obiektu. Niekoniecznie najwięksi gracze są najbardziej popularnymi wyszukiwarkami dla Twojego hotelu. Zależy to od jego typu i grupy docelowej. Może się zdarzyć, że małe lokalne OTA przyniosą Ci więcej rezerwacji.

GDS-y, czyli Global Distribution Systems, takie jak Sabre, sprawdzą się, jeśli chcesz pozyskiwać gościa korporacyjnego i gdy chcesz sprzedawać pokoje do gości z zagranicy. Więcej o GDS-ach dowiesz się tutaj. Jeśli jednak rozważasz współpracę z GDSami to channel manager będzie dla Ciebie nieodzownym narzędziem.

Hurtownicy zaś, znani również pod nazwą wholesalers, zakupują większą liczbę pokoi z Twojego obiektu i odsprzedają je dalej, również do OTA i GDS, ale nie tylko. Zakup następuje po cenie hurtowej, ale niezależnie od tego czy pokój zostanie sprzedany dalej czy też nie, Ty otrzymujesz swoje wynagrodzenie.

Hurtownicy mają tę przewagę, że potrafią dotrzeć do obszarów, do których Ty sam nie dałbyś rady. Pozwalają Ci również przewidzieć obłożenie oraz revenue z miesiąca na miesiąc. Oczywiście taka współpraca ma swoją cenę, a jest nią zmniejszony zysk z pokoju i (znów) brak możliwości sprzedaży usług dodatkowych.

Jeśli jednak chciałbyś współpracować z hurtownikami i jednocześnie zatrzymać możliwość oferowania swoich pokoi bezpośrednio, czy przez OTA to znów, channel manager jest Ci do tego niezbędny.

Channel manager a PMS

PMS (ang. Property Management Systems) jest prawdopodobnie pierwszym systemem, o jakim myśli hotelarz, gdy zaczyna swój biznes. PMS także gromadzi informacje o rezerwacjach i być może zastanawiasz się, jak ma się jeden system do drugiego.

PMS nie będzie współpracował z kanałami sprzedaży. Taką funkcję pełni właśnie channel manager. Jednak oba te systemy mogą być zintegrowane i wymieniać się informacjami. Channel manager może stanowić źródło informacji o rezerwacjach dla systemu PMS i być łącznikiem pomiędzy nim a OTA.

Jednak do poprawnego działania channel managera nie potrzebujesz systemu PMS. Dzięki temu, że dostępność i ceny definiujesz bezpośrednio w channel managerze, nie musisz mieć nic więcej, by wygodnie zarządzać dostępnością i cenami, a więc i swoim revenue.

Taka opcja może się sprawdzić przede wszystkim dla posiadaczy kilku apartamentów, dla których inwestycja w drogi system PMS może się okazać zbyt dużym obciążeniem, a którzy nie potrzebują osobnego systemu do zarządzania housekeepingiem, czy systemu do wystawiania faktur.

Jak wybrać channel manager

Jeśli już wiesz, że channel manager jest narzędziem, które pomoże Ci w pracy, to pozostaje już tylko wybrać odpowiednie narzędzie dla siebie.

Co warto,byś wziął pod uwagę, wybierając CM? 

• Wsparcie dla tych OTA/GDS/hurtowników, z którymi chcesz współpracować. Nie patrz na liczbę wszystkich powiązań, bo może się okazać, że tych, których potrzebujesz, tam nie ma. Sprawdź dokładnie, czy to, czego potrzebujesz zostanie dostarczone.
• Certyfikowane połączenia. Chcesz, żeby wszystkie dane docierały do OTA bezbłędnie, a informacje o rezerwacjach wracały do Ciebie niezakłócone? Upewnij się, że channel manager, który rozważasz, posiada certyfikacje swoich połączeń XML.
• Możliwość integracji z Twoim PMS-em. Jeśli posiadasz PMS, to warto byś oba te systemy powiązał ze sobą - ułatwi Ci to pracę dzięki automatycznemu przenoszeniu danych z jednego systemu do drugiego.
• Elastyczna konfiguracja cenników i dostępności. Nie każdy channel manager jest odpowiedni dla każdego typu obiektu. Wybierz taki, który wesprze Twoją politykę cenową i politykę dostępności.
• Rozwojowość. Prawdopodobnie nie poprzestaniesz na kilku pokojach lub kilku obiektach. Jeśli już teraz planujesz wzrost, zadbaj o to, by Twój channel manager również był na to przygotowany. Stwórz plan i zapytaj o to, jak dane narzędzie będzie w stanie Cię w tym wesprzeć.
• Odpowiednie raportowanie. Musisz mieć wgląd w to, co i jak się sprzedaje, jeśli chcesz modyfikować swoją politykę cenową. Niestety hotelarstwo to nie jest branża, gdzie można stworzyć konfigurację raz i na zawsze o niej zapomnieć. Ważne, żebyś miał do tych modyfikacji odpowiednie podstawy.
• Wsparcie w tworzeniu i zmianach cenników. Firma, która oferuje Ci system powinna również wspierać Cię w pracy przy nim. Zwłaszcza na początku nie możesz być zostawiony sam sobie.

W Profitroom zdajemy sobie sprawę, że choć direct booking to świetna strategia, nie każdy obiekt może chcieć polegać tylko na takiej sprzedaży. W skład Profitroom Suite wchodzi więc oczywiście Profitroom Channel Manager. Jeśli chcesz się dowiedzieć, czy Profitroom Channel Manager spełnia Twoje wymagania, wypełnij poniższy formularz.