Automatyczne zwroty w Profitroom Payments

Już jakiś czas temu odłożyłeś do lamusa zapisywanie rezerwacji w zeszycie? Podobnie możesz zrobić z czasochłonnym - i często także przysparzającym sporo nerwów - ręcznym dokonywaniem zwrotu za anulowaną rezerwację. Poznaj szczegóły rozwiązania, dzięki któremu zyskasz czas na obsługę gości.

Gość zrezygnował z rezerwacji i trzeba mu zwrócić pieniądze. Dzień jak co dzień, przecież nie każda rezerwacja oznacza przyjazd do hotelu. Ale dla Ciebie lub Twoich pracowników na recepcji, to początek zadania, które składa się z kilku niełatwych kroków. 

Kto powinien zwrócić gościowi te pieniądze? Na kartę czy przelewem? Co powiedzieć gościowi, by przestał się irytować (“ile można czekać?”, “gdzie są moje pieniądze?”)? Udzielenie odpowiedzi na te pytania jest niezbędne do zamknięcia sprawy związanej ze zwrotem. A, jeszcze trzeba zwrócić się do księgowej w sprawie faktury korygującej. Skupienie jest tu bardzo ważne. Przez ręce przewijają się wrażliwe dane gości - łatwo o błędy i naruszenie bezpieczeństwa.

Pewnie chętnie sobie lub pracownikom hotelu ułatwiłbyś to zadanie. Zajmuje ono sporo czasu, który zdecydowanie lepiej poświęcić na skupienie się na gościu. Tym, który właśnie wszedł do lobby albo stoi przy recepcji i ma ważne pytanie.

Mając Profitroom Payments, możesz liczyć na automatyzację zwrotów.

Obsługiwane scenariusze

Z Profitroom Payments nie musisz się zastanawiać, jaką kwotę należy zwrócić gościowi i czy w ogóle należy to robić. Zwroty zostaną wykonane automatycznie w trzech przypadkach:

• korekty nadpłaty oraz zrabatowania kwoty rezerwacji przez Ciebie (lub innego pracownika hotelu)
• anulacji rezerwacji zwrotnej przedpłąconej w części
• anulacji rezerwacji zwrotnej przedpłaconej w całości 

Korekta lub zrabatowanie kwoty rezerwacji

W tym przypadku system wyliczy kwotę, jaką należy zwrócić gościowi, a potem sam wykona zwrot na kartę. Gość otrzyma odpowiednią informację mailową, zawierającą logo Twojego hotelu, kwotę zwrotu oraz kilka cyfr karty, dzięki którym łatwiej będzie mu zorientować się, o jaką transakcję chodzi.

Anulacja rezerwacji typu refundable

W przypadku anulacji rezerwacji, system będzie wiedział, czy należy zwrócić gościowi koszty, a jeśli tak, to jaką kwotę (full payment, prepayment) i odpowiednio do tego sam dokona transakcji. 

Dzięki takiej automatyzacji nie tracisz czasu na manualne operacje, nie potrzebujesz też sprawdzać ręcznie kwot, numerów kart, czy statusu rezerwacji, narażając się na pomyłki. Co więcej, Profitroom Payments uwalnia Cię od jeszcze jednego z problemów. W przypadku anulacji rezerwacji z niedopłatą, system automatycznie obciąży kartę gościa! 

Poznaj system płatności w pełni dostosowany do potrzeb hotelarstwa

Od ręki i przejrzyście

W Profitroom Suite masz możliwość podejrzenia statusu płatności, w tym także zobaczenia dokonanych manualnych oraz automatycznych zwrotów. Status zwrotu jest widoczny jako oznaczony na niebiesko (w przeciwieństwie do czerwonego - niezapłaconej w terminie rezerwacji i zielonego przedstawiającego rezerwacje opłacone na czas).

Zobaczysz też informacje, kto dokonał zwrotu lub info, że zwrot został dokonany automatycznie przez system, wraz z datą oraz kwotą. Wszystko to po to, by jak najbardziej ułatwić Ci pracę z systemem oraz do minimum ograniczyć możliwość pomyłki (a co za tym idzie - strat finansowych). 

Profitroom Payments zajmie się ściąganiem opłat za rezerwacje oraz dokonywaniem niezbędnych zwrotów za Ciebie. 

Autor: Olga Gajewska