DSGVO: Profitroom system in übereinstimmung mit den anforderungen

Seit mehr als 10 Jahren liefern wir an Hotels fantastische Tools, die ihren Gästen erlauben, Buchungen online vorzunehmen. Während des Buchungsprozesses verarbeiten wir personenbezogene Daten der Gäste. Unsere Systeme erfassen u.a. Vor- und Nachnamen der Gäste, ihre Adresse und andere Kontaktinformationen. Das bedeutet, dass wir eine besondere Aufmerksamkeit den Anforderungen des Gesetzes schenken müssen, das am 25. Mai 2018 in Kraft tritt.

DSGVO ist eine neue EU-Verordnung, die eine Reihe von Regeln für die Speicherung und Verwaltung von Daten enthält. Diese Regeln werden eine größere Sicherheit den Verbrauchern gewährleisten, die zunehmend ihre persönlichen Daten an verschiedene Unternehmen und Organe zur Verfügung stellen. Zugleich erwarten sie eine hohe Sicherheit bei der Datenverarbeitung, um die Privatsphäre zu schützen.

Die Anpassung der Unternehmen und Organen an die DSGVO-Regeln ist eine auf alle Mitgliedstaaten auferlegte Pflicht. Ihre Nichteinhaltung wird hohe Geldstrafen von bis zu € 20 000 000 oder 4% des gesamten jährlichen weltweiten Umsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres nach sich ziehen.

Um die Einhaltung des Gesetzes den Hotels zu sichern, passen wir seit vielen Monaten unsere Systeme und Produkte den DSGVO-Anforderungen an. Die von uns eingeführten Updates bieten  nicht nur den Hotelgästen, sondern auch den Hotelmitarbeitern, die sich mit großen Datenmengen beschäftigen, hohe Sicherheit.

Was ändert sich in den Profitroom-Produkten?

Um die vollständige Vereinbarkeit mit der DSGVO zu gewährleisten, führen wir Änderungen in allen wichtigen Profitroom-Produkten ein.

Profitroom Booking Engine

1. 1. Der Zugang zu Gästedaten nur für 12 Monate.  Ab den 25. Mai 2018 sollen die IKT-Systeme persönliche Daten der Verbraucher in einer angemessen begrenzten Zeit verarbeiten. Im Fall von Booking Engine haben wir uns vorgenommen, die Verarbeitung der Gästedaten bis 12 Monate ab dem Datum der Abreise des Gastes zu verarbeiten. Nach dieser Frist wird es nicht mehr möglich sein, auf die persönlichen Informationen der Gäste Zugriff zu haben. Auf diese Weise bieten wir den Hotelgästen, ihre Privatsphäre auf einem vernünftigen Niveau zu bewahren. Die Gäste werden bei der Buchung informiert werden, dass ihre Daten 12 Monate verarbeitet werden dürfen.
   2. Die neuen Buchungsbedingungen.  Zusammen mit unseren erfahrenen Juristen, haben wir eine neue Fassung der Buchungsbedingungen erstellt, den die Hotelgäste vor der Buchung zustimmen müssen. Es wird auch möglich sein, die Buchungsbedingungen als PDF-Datei auszudrucken oder herunterzuladen. Die neuen Regelungen wurden mit besonderem Schwerpunkt auf etwaigen rechtlichen Aspekten erstellt, auf die in der neuen Datenschutz-Verordnung Bezug genommen wurde. Wir sind zuversichtlich, dass die neuen Inhalte der Buchungsbedingungen sowohl den Hotels als auch den Gästen hohe Sicherheit in dem Buchungsprozess durch Profitroom Booking Engine gewährleisten.
   3. Ausblenden von Daten in E-Mail-Benachrichtigungen von Gästen.  Um den zeitbegrenzten Zugang zu den persönlichen Daten der Gäste zu gewährleisten, haben wir beschlossen, personenbezogene Gästedaten aus Benachrichtigungen über neue Reservierungen, die an die Hotel-Mailbox geschickt werden, zu entfernen. Natürlich wird jede Nachricht über neue Buchungen einen Link zu den in der Buchungsplattform Profitroom Suite zu findenden Einzelheiten enthalten. Durch diese Änderung wird dafür gesorgt,  dass die Gästedaten nach Ablauf von 12 Monaten ab der Abreise nicht verarbeitet werden.
   4. Erhöhte Datenaufbewahrungssicherheit.  Wir führen zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen ein, um ein Höchstmaß an Sicherheit bei der Aufbewahrung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Somit wird das Lesen von Daten von Unbefugten, auf die bestmögliche Weise verhindert. Die persönlichen Daten von Gästen werden in verschlüsselter Form gespeichert werden. Nur die vom Hotel genehmigten Benutzer werden einfachen Zugriff auf Daten in Profitroom Suite haben.  

Haben Sie Fragen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Um weitere Informationen über die Kompatibilität unserer Produkte mit DSGVO zu erhalten, können Sie uns kontaktieren. Bitte schicken Sie Ihre Fragen an die Adresse rodo@profitroom.com